Gestione Fax tramite Email, Fax Server servizio Gratuito su Centralino Cloud

  • Inviare o riceve un fax tramite client di posta elettronica
  • Impostare l’inoltro e ricevere un fax direttamente sulla propria casella di posta elettronica
  • Inviare fax tramite il software Print&Fax
  • Tool Print and Fax

Il tool Print&Fax è un client che una volta installato e configurato sui PC, emula una stampante virtuale permettendo l’invio dei fax.

Grazie al suo utilizzo, è inoltre possibile, monitorare l’esito dell’invio dei fax e la loro gestione.

2.1. Download Tool Print&Fax

E’ possibile effettuare il download direttamente dall’interfaccia di amministrazione del centralino virtuale

SelfAdmin [1], seguendo la procedura successivamente indicata:

Procedura

gestione fax email centralino cloud

Passo 1    Collegarsi all’interfaccia web SelfAdmin [1]

Passo 2    Selezionare il tab FaxServer

Passo 3    Cliccare sull’apposita icona posizionata il alto a destra

Passo 4    Confermare il download

Passo 5    Attendere la fine dell’operazione

Gestione fax tramite email
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  • Collegarsi all’interfaccia web SelfAdmin [1] selezionare il tab Fax Server e cliccare sull’apposita icona ”Scarica print/fax e manuali”
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Nota: l’accesso all’interfaccia SelfAdmin [1] è riservata all’amministratore del centralino virtuale; se non si dispone dell’accesso è necessario fare riferimento al responsabile della propria azienda.

  • Confermare il Download cliccando sul pulsante “Save” oppure passare direttamente al contenuto del pacchetto (Tool Print&Fax e Manuali) cliccando quindi il pulsante “Open”.
  • Aspettare la conferma di completamento del Download

2.2. Setup e configurazione tool Print&Fax

Per installare e configurare il tool, è necessario seguire tutti i passi della eseguente procedura

Procedura

Passo 1    Uscire da tutti i programmi Windows e dopo aver scompatto il pacchetto, fare doppio click sull’icona del tool per iniziare il Setup

Passo 2

Accettare “Termini e Condizioni di uso della licenza”

Passo 3

Indicare la cartella all’interno della quale verrà installato il tool

Passo 4

Indicare se installare i collegamenti alla cartella per uno o per tutti gli utenti

Passo 5

Indicare “Nome Utente”, “Numero Fax” e “Numero di Telefono” che verranno utilizzati per popolare in automatico il frontespizio

Passo 6

Inserire il “Server” di riferimento, “Username” e “Password”

Passo 7

Scegliere la cartella di destinazione dove verranno archiviati i Fax inviati

Passo 8

Confermare le impostazioni precedentemente indicate

  • Scompattare il pacchetto scaricato e cliccare sull’icona del tool Print&Fax
  • Confermare cliccando sul pulsante “Run”
  • A questo punto, inizia la procedura di setup e configurazione quindi, si consiglia di leggere attentamente i messaggi che compaiono nelle varie finestre. Come si può leggere dalla prima finestra che appare, si consiglia prima di procedere, di uscire da tutti i programmi Windows.
  • Confermare di aver letto e accettato le condizioni contrattuali quindi cliccare sul pulsante “Avanti”
  • Scegliere la cartella di destinazione muovendosi nelle varie directory attraverso l’utilizzo del pulsante “Sfoglia” quindi confermare. Il path di destinazione consigliato solitamente è quello in figura.
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  • Selezionare la cartella in cui si desidera inserire i collegamenti al software e scegliere se si desidera rendere disponibile il servizio a tutti gli utenti o solo all’utente che sta eseguendo l’installazione. Quindi confermare.
  • Popolare i diversi campi, inserendo “Nome Utente”, “Numero Fax” e “Numero di Telefono”.; tali dati verranno utilizzati per compilare in automatico il frontespizio del fax.
  • Confermare per andare avanti.
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  • Inserire il “Server” di riferimento, “Username”, “Password” e cliccare sul pulsante “Avanti”.
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Nota: i dati relativi ad account e password possono essere reperiti dall’interfaccia SelfAdmin[1]; qualora non di disponga dell’accesso, fare riferimento al proprio responsabile aziendale

  • Definire la cartella di destinazione dove verranno archiviati i Fax inviati.
  • A questo punto, apparirà a schermo una finestra contenente il riassunto delle impostazioni, precedentemente settate. Selezionare “Avanti” per confermare i dati, altrimenti è possibile tornare indietro e apportare delle modifiche.
  • Inizia quindi l’installazione del tool Print&Fax con le configurazioni precedentemente impostate.

Note: Durante la fase di installazione e configurazione è possibile tornare indietro ad uno o più step precedenti e modificare la vecchia configurazione.

2.3. Modifica della configurazione | Gestione fax tramite email

  • possibile modificare in qualsiasi momento la configurazione del client, creata in fase di installazione, attraverso l’apposita sezione.

Procedura

Passo 1      Cliccare su “Opzioni”

Passo 2      Selezionare “Configurazione

Passo 3      Selezionare i vari tab per settare i parametri richiesti (Vedi figure sotto)

  • Cliccare su “Opzioni” e selezionare “Configurazione”
  • Selezionando il tab “Mittente” è possibile specificare:
  • il “Nome”
  • il “Numero del fax”
    • il “Numero di telefono”
Gestione
Gestione fax tramite email

Nota: per rendere effettive le modifiche apportate, è necessario confermare i dati utilizzando gli pulsanti “Apply” e “Ok”.

Nel momento in cui invece non si vogliano convalidare le modifiche apportate, basta cliccare su “Cancel”.

  • Selezionando il tab “Server” è possibile inserire:
  • il “Server”
    • “Username”
  • “Password”

Nota: la username deve essere nell’apposito formato <[email protected]> mentre la password da utilizzare è quella indicata sul portale SelfAdmin[1]. Il nome del server da inserire è smtp.ipcx.fwfax.it

  • Selezionando il tab “Avanzate” è possibile:
  • Decidere se archiviare i fax in Outlook
    • Nel caso in cui non si voglia utilizzare l’opzione precedente, è possibile scegliere la cartella di destinazione all’interno della quale archiviare i fax
    • Indicare il numero di tentativi prima di considerare fallito l’invio
  • Impostare la distanza temporale tra un tentativo e l’altro
  • Selezionando il tab “Frontespizi” è possibile impostare:
  • il frontespizio desiderato scegliendo dal menù a tendina, tra quelli predefiniti.
    • un frontespizio personale, scegliendo tra i propri file.

Dopo aver apportato le opportune modifiche ed applicato la nuova configurazione, è possibile uscire dal client Print&Fax.

2.4. Uscire dal Client Print&Fax

  • possibile uscire e chiudere il client Print&Fax selezionando l’apposita sezione. Cliccare su “File” e selezionare “Esci”.

Nota: Chiudendo il client non è possibile inviare fax seguendo la procedura indicata nei capitoli successivi.

3. Configurazione Client di posta elettronica (Outlook)

Come già accennato nella parte iniziale del presente documento, è possibile configurare un account di servizio su un client di posta elettronica per inviare e ricevere fax.

Di seguito, a titolo di esempio, si dettagliano i passi necessari per configurare il client Outlook.

Procedura

Passo 1 Cliccare su “Add Account”

Passo 2 Selezionare la configurazione Manuale

Passo 3 Selezionare la voce Internet E-mail

Passo 4 Popolare i campi per configurare sia il Server che l’utente (vedi figura sottostante)

Passo 5 Cliccare su “More Settings” ed inserire i dati per configurare il Server della posta in uscita (vedi figura sottostante)

Passo 6 Attendere che l’esito di verifica vada a buon fine

Passo 7 Terminare la procedura cliccando sul tasto “Finish”

  • Cliccare su “Add Account (Aggiungi Utente)”
  • Selezionare l’inserimento manuale della configurazione quindi cliccare sul pulsante “Avanti”
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  • Selezionare la prima delle tre opzioni per aggiungere un indirizzo mail.
  • Inserire le informazioni personali e quelle del server popolando i campi come segue.
ParametroValore
Email address[email protected]
Account typePOP3 o IMAP
Incoming mail serverpop.ipcx.fwfax.it
 Imap.ipcx.fwfax.it
Outgoing mail serverout.fastweb.it
PasswordReperibile dal responsabile dell’azienda su
 interfaccia SelfAdmin [1]
  • Cliccare sul pulsante “More Settings (Avanzate)” e popolare i campi del tab “Outgoing Server (Server della posta in uscita)” come in figura.
ParametroValore
User name[email protected]
PasswordReperibile dal responsabile dell’azienda su
 interfaccia SelfAdmin [1]
  • Cliccare sul tab “Advanced(Avanzate)” e modificare la porta del server di Outgoing.
ParametroValore
Outgoing server smtp587
  • Aspettare che il test vada a buon fine quindi cliccare su “Close(Chiudi)”
  • Terminare la procedura cliccando sul pulsante “Finish(Fine)”

3.1. Caratteristiche casella servizio | Gestione fax tramite email

Come descritto, il servizio prevede la configurazione di una casella di servizio il cui formato è <numero_telefono>@ipcx.fwfax.it (ad es.: [email protected]) la cui dimensione è di 50 Mb. Al raggiungimento della quota di 40 Mb è prevista la notifica mediante mail di cortesia da parte dell’amministratore di sistema che invita a cancellare le email.

La casella di servizio non prevede alcun sistema di cancellazione automatica dei vecchi messaggi e pertanto, si consiglia di archiviarli periodicamente in una cartella locale.

4. Inviare un Fax

Dopo aver installato e configurato il tool Print&Fax e/o configurato il client di posta elettronica è possibile inviare fax.

Le modalità di invio sono:

  • “Stampando” il documento da inviare mediante la stampante virtuale “print&FAX”
  • Attraverso l’invio di una mail con, in allegato, il fax da spedire.

4.1. Invio Fax tramite Print&Fax | Gestione fax tramite email

Come scritto sopra, nel momento in cui si desidera inviare via fax un documento, indipendentemente dal formato dello stesso (.txt, .pdf, .docx…), è possibile utilizzare la stampante virtuale Print&Fax.

Procedura

Passo 1 Dopo aver aperto il documento, selezionare tra le stampanti “Fastweb Print and Fax”

Passo 2 Aggiungere il destinatario inserendo il “Numero di fax” ( ed eventualmente il “Nome”), selezionare se mettere quest’ultimo in “A” o in “Cc”, quindi cliccare sul pulsante “Aggiungi”

Passo 3 Aggiungere gli ulteriori destinatari cliccando sull’apposito pulsante “Nuovo Destinatario” e rieseguire la procedura dal passo 2.

Passo 4 Inviare il fax cliccando sul pulsante “Invia Fax”.

Passo 5 Verificare, se il fax è stato accettato dal server, sul tab archivio di Print&Fax. Il fax deve essere in stato “Accettato” (vedi figura sotto)

Passo 6 Attendere la mail di conferma da parte dell’Amministratore di Sistema

  • Selezionare il tool Print&Fax
  • Aggiungere un destinatario e selezionare la categoria “A” oppure “Cc”

Nota: Come evidenziato in figura, è necessario che il numero del destinatario sia compatibile con il piano di numerazione dell’azienda, quindi se necessario, inserire l’ESCAPE CODE per inviare un fax (“0” nel caso dell’esempio riportato).

  • Aggiungere un ulteriore destinatario oppure inviare il fax
  • Verificare che il fax sia stato accettato dal server
  • Dopo aver effettuato l’invio o ritentato lo stesso per il numero di tentativi configurato nelle impostazioni del tool (vedi paragrafo 2.3), la piattaforma restituisce l’esito della comunicazione fax via mail (conferma di invio o notifica di fallimento nell’invio).

La mail sarà visualizzabile nella casella configurata su outlook (Fig.1) oppure nella propria casella di posta elettronica (Fig.2) qualora si sia scelto di inoltrare le mail.

Fig. 1: esempio di email di conferma ricevuta nella casella di servizio (es.: [email protected])

Nota: nel messaggio di conferma viene specificato il numero di tentativi effettuati prima di inviare il fax.

Se sulla casella è attivo l’inoltro ad uno o più indirizzi mail (ad es.: [email protected]; [email protected], etc..), la email di “conferma invio” verrà inoltrata verso i destinatari impostati

Fig. 2: esempio di email di conferma ricevuta nella propria casella email

Se necessario è possibile modificare o cancellare uno o più destinatari prima dell’invio del fax:

Procedura

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Passo 1 Posizionarsi col mouse sul destinatario da modificare/eliminare quindi cliccare il tasto destro

Passo 2 Selezionare se si vuole modificare/eliminare

Passo 3 Nel caso in cui si desidera modificare il destinatario dopo aver apportato le modifiche, bisogna renderle effettive cliccando sull’opportuno tasto “Modifica”

Passo 4 Procedere con l’invio

Gestione fax tramite email

Le figure sottostanti indicano la procedura di eliminazione o modifica di un destinatario.

  • Selezionare il destinatario sul quale effettuare l’operazione
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  • Nel caso di modifica, cambiare i parametri e confermarli cliccando sull’apposito pulsante
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4.2. Invio Fax tramite client di posta elettronica | Gestione fax tramite email

E’ possibile inviare un fax attraverso l’utilizzo del client di posta elettronica. La procedura da seguire, è uguale a quella che si utilizza nel momento in cui si desidera inviare una mail. E’ necessario, compilare gli appositi campi, allegare eventuali file (formati supportati xls, txt, tiff, tif, rtf, rle, ppt, pdf, lwp, jpg, jpeg, gif, dot, doc, dib, csv, bmp) e cliccare sul pulsante invia.

La mail dovrà essere indirizzata a [email protected]

Nota: il numero destinatario deve essere compatibile con il piano di numerazione aziendale e pertanto, qualora

presente, sarà necessario anteporre l’escape code (es.: [email protected])

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Nota: i fax inviati, vengono storicizzati, nella cartella impostata durante la fase di configurazione.

  • Ricevuta di invio fax (conferma o fallimento)

A conferma, del fatto che l’invio del Fax, è andato o meno a buon fine, il sistema invia una mail contenente l’esito.

Nota: utilizzando alcuni client di posta (tra cui outlook), il sistema notifica via mail un’anomalia del campo mittente (vedi immagine qui sopra). Tale mail è puramente informativa e non ha alcun impatto sul servizio.

5. Ricezione/Lettura Fax | Gestione fax tramite email

La ricezione di un fax avviene sempre via mail.

Come citato all’ inizio del documento, i fax potranno essere tenuti nella casella di servizio del fax server (es.: [email protected]) oppure inoltrati verso un account di posta elettronica personale (per attivare il servizio di inoltro vedi il manuale SelfAdmin [1] paragrafo 2.20).

ATTENZIONE: non è possibile garantire il successo dell’inoltro via mail in quanto, la casella esterna alla piattaforma potrebbe essere piena o non raggiungibile. La consegna dei fax è garantita solo nella casella di servizio (es. nome casella [email protected]). Nel caso in cui sia attivo il servizio di inoltro, le email in ingresso alla casella di servizio vengono inoltrate e subito cancellate.

Per accedere alle caselle mail al fine di visualizzare i fax, è possibile operare in due modi:

  • mediante client di posta
  • mediante accesso web

Si evidenzia il fatto che, le caselle di servizio della piattaforma, sono accessibili solo mediante l’utilizzo di client di posta

Riportiamo di seguito i due possibili casi, documentando l’uso del client di posta (outlook) per l’accesso alla casella di servizio interna alla piattaforma e l’accesso via web per la casella personale.

5.1. Ricezione FAX sulla casella di servizio | Gestione fax tramite email

Accedere ad outlook e selezionare la cartella della posta in arrivo della casella di servizio; aprire la mail e quindi l’allegato in formato tiff presente.

Gestione fax tramite email

5.2. Ricezione FAX su una casella esterna alla piattaforma

Vediamo ora il caso di FAX deviati (vedi SelfAdmin [1]) verso una casella email personale esterna alla piattaforma; ipotizziamo che tale casella non sia stata configurata su un client di posta e che pertanto l’accesso avvenga via web, mediante browser.

Nel caso in cui il fax venga deviato verso più indirizzi email, verranno create più copie, dello stesso fax e ciascuna di queste repliche, inviate tramite mail, ai vari indirizzi indicati.

Un esempio di mail contenente un fax è quello presente nelle figure sottostanti.

Gestione fax tramite email

Cliccando sul pulsante “Visualizza Fax” è possibile appunto visualizzare il Fax come si può vedere nella figura successiva.

Gestione fax tramite email

Nota: si consiglia di mantenere la casella postale libera, poiché in caso contrario i fax verranno persi.

Siamo pronti ad aiutarti!

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